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Conditions de paiement : définir les délais et modes de paiement

Bénéficier de bonnes conditions de paiement permet de se protéger efficacement contre les risques de retard de règlement et d’impayés. Les délais et les modes de paiement sont définis lors de la négociation commerciale et leur application doit se faire suivant des dispositifs légaux.

Délais de paiement

Les délais de paiement ont une incidence directe sur le paiement des factures. Un long délai de paiement accroît le risque d’impayé et alourdit le BFR ou besoin en fonds de roulement d’une entreprise. Selon la législation en vigueur, le délai de paiement est en général de 30 jours. Le décompte se fait dès la réception du produit par l’acheteur ou l’exécution de la prestation. Les parties concernées peuvent modifier ce délai à l’issue d’une négociation commerciale. Cette nouvelle disposition est ainsi prise en compte lors du règlement des factures concernées.

Si un autre délai est adopté par les signataires du contrat, l’extension peut aller jusqu’à 45 jours fin de mois ou à 60 jours calendaires.

  • Paiement 45 jours fin de mois

    Pour l’extension 45 jours fin de mois, deux modes de calcul sont possibles, le premier consiste à compter 45 jours à partir de la date d’envoi de la facture puis de porter la date jusqu’à la fin de ce mois civil. En pratique, une facture datant du 2 mars avec un délai de paiement 45 jours fin de mois doit être réglée au plus tard le 30 avril.

    L’autre mode de calcul consiste à prendre comme base la fin du mois civil de la facturation puis d’ajouter 45 jours supplémentaires. Une facture émise le 2 mars pour ce mode de calcul a ainsi un délai de paiement maximal jusqu’au 14 mai.

  • Paiement 60 jours calendaire

    S’il s’agit d’une facture à payer dans un délai de 60 jours calendaires, le mode de calcul est simple. Il suffit, en effet, de respecter le délai de 60 jours calendaires à partir de la date d’émission de la facture. En pratique, une facture émise le 14 avril avec un paiement de 60 jours calendaires doit être réglée au plus tard le 12 juin.

  • Délais de paiement spécifiques

    Le délai de paiement de certains domaines d’activités fait exception à ces règles générales. En effet, pour certains secteurs d’activités, des délais spécifiques sont à respecter au niveau de la facturation. Tel est le cas notamment du secteur du transport, avec un délai maximal de 30 jours après la date de facturation et la vente de boissons alcoolisées, avec un délai de 30 jours suivant la fin du mois de livraison. D’autres secteurs comme les produits alimentaires, le bétail, les viandes et les livres sont aussi concernés par ces règles dérogatoires sur le délai de paiement.

    Il faut noter que le non-respect de ces délais de règlement entraîne des pénalités et un dédommagement au titre de frais de recouvrement.

Modes de paiement

Déterminé lors de la négociation commerciale, le mode de paiement comporte des avantages et des risques pour le fournisseur en fonction de sa nature. Il peut notamment être à l’origine d’un problème d’impayé, d’un risque du non-respect du délai de facturation et de problèmes liés à la mobilisation du moyen de règlement. Parmi les modes de paiement les plus courants figurent le règlement en espèce, par chèque, par virement, par prélèvement bancaire ou par carte bancaire. Il est également possible d’avoir un règlement via un virement commercial ou par des effets de commerce.

Règlement en espèces : C’est le moyen le plus simple si le montant de la créance n’est pas assez élevé, il ne comporte pas de frais. Son inconvénient pour le fournisseur se trouve au niveau du temps de traitement un peu plus long, il n’est ainsi intéressant que pour les règlements comptants ne dépassant pas les 1000 euros.

Règlement par chèque : Il est gratuit, mais comporte des risques notamment si la provision du client vient à manquer.

Règlement par carte bancaire : Particulièrement courant, ce moyen de paiement présente l’avantage de vous préserver des impayés. Il ne dépend pas des courriers, ne comporte pas de risque de retard. Son inconvénient réside au niveau de son double frais tant pour le bénéficiaire du paiement que pour le titulaire de la carte bancaire.

Règlement par virement bancaire : Facile à faire et peu coûteux le virement bancaire ne permet toutefois pas au fournisseur de maîtriser l’échéance du paiement. Pour mieux gérer ce délai, il est préférable d’opter pour le prélèvement bancaire. Cette option peut toutefois comporter des risques, notamment lorsque la provision client est insuffisante. En cas de contestation de la facture, le client peut aussi bloquer le règlement par prélèvement.

Règlement par virement commercial : Le VCOM ne comporte pas de risque de retard, de risque d’impayé et ne dépend pas des courriers. C’est le moyen idéal pour le règlement automatique d’un paiement à échéance.

Règlement par effets de commerce : Idéal pour les mauvais payeurs, les effets de commerce regroupent différents moyens de paiements comme le billet à ordre, la lettre de change etc. En cas d’impayés, le fournisseur peut disposer d’une garantie. Ce type de paiement est limité par sa durée de traitement relativement long.