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Comment organiser la relance de ses clients ?

Une entreprise peut se trouver en difficulté financière à cause de l’accumulation des impayés. Pour pallier ce problème qui peut s’aggraver avec le temps, une relance peut être inévitable. Cette procédure, si elle n’est pas réalisée dans la meilleure manière, prend du temps et revient assez cher en matière de coût. Découvrez comment organiser efficacement la relance des clients.

La relance automatique : simple et efficace

Une entreprise a tout intérêt à réduire le délai de paiement de ses clients afin d’encaisser rapidement ses factures et accroître son chiffre d’affaires. La meilleure manière d’être payé au plus vite consiste à automatiser la relance. Une relance client efficace est celle qui permet de se faire payer le plus rapidement possible. Il s’agit d’envoyer au débiteur un message percutant au moment le plus opportun.

Le fait d’automatiser la relance permet de respecter ce timing. Il existe des logiciels spécialisés pour l’envoi automatique des relances. Le message de relance ainsi que la période à laquelle il va être envoyé peuvent être personnalisés en fonction des besoins.

Outre le gain de temps, la relance des factures aide à avoir un meilleur suivi de la facturation. Il est difficile de perdre la trace des relances dans les échanges interminables d’emails avec les clients débiteurs. Cette automatisation permet d’éviter les erreurs et de réduire au mieux les délais de paiement. Les mauvais payeurs, habitués à être relancés à une certaine date prendront l’habitude de vous payer en priorité réduisant ainsi considérablement les délais d’encaissement.

La relance automatique s’avère aussi intéressante en termes de coûts et de dépenses en ressources humaines. Les collaborateurs en charge du suivi des relances peuvent ainsi s’atteler à des tâches plus importantes.

La relance par téléphone : pour une réponse rapide

Parfois, la relance par mail, même si elle est planifiée de manière automatique, n’aboutit pas. L’alternative est la relance téléphonique. Ce procédé résout la situation de retard assez rapidement, surtout si l’impayé résulte d’un simple oubli. C’est d’ailleurs l’une des raisons principales des factures impayées de la part du débiteur.

La relance par téléphone doit se faire suivant un timing précis. D’une manière générale, elle ne doit avoir lieu que si les relances par mail n’aboutissent pas. L’appel téléphonique permet d’identifier rapidement les problèmes de ce non-paiement et de trouver les solutions pour y remédier.

Avant d’appeler pour la relance, il convient de réunir toutes les informations relatives à la facture à recouvrir. Il convient de vérifier l’historique des factures du client ainsi que son solde. L’objectif est d’avoir une vision claire et nette de son compte. Le numéro de la facture, le montant, la date d’échéance, la date d’émission sont autant d’informations indispensables pour mener à bien une relance téléphonique. Avant d’émettre l’appel, il convient également de se fixer un objectif précis de recouvrement. Cela permet de mener la négociation avec le client.

La relance : à organiser en fonction de l’importance du client

La manière de relancer un client dépend essentiellement du poids de ce dernier et du type de relation établie entre les deux parties. Il va sans dire qu’un gros client, généralement bon payeur, peut avoir droit à un délai assez long avant d’entamer la relance.

Un client régulier qui a l’habitude de payer à échéance n’a généralement besoin que d’une relance, par email. Avant d’envoyer la relance, il convient toutefois de vérifier le mode de fonctionnement du client. Si ce dernier a l’habitude de payer ses factures dans un délai de 60 jours, par exemple, il est préférable d’attendre ce délai avant d’entamer la relance.

Si l’historique du client montre qu’il est généralement un mauvais payeur, un nombre de relances assez important est requis pour exercer un certain niveau de pression et amener le client dans un cercle vertueux plus tard. Si les relances par mail et par téléphone n’aboutissent pas, une lettre recommandée avec accusé de réception est requise avant d’entamer toute autre procédure.