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À quoi sert un avoir ?

Un avoir ou note de crédit est un document légal émis par un vendeur. Il a pour but d’annuler une facture incorrecte ou de rembourser un achat. Ce document peut annuler partiellement ou intégralement une facture de vente finalisée.

Un document comptable

L’avoir, encore appelé note de crédit, peut être assimilée à un bon de réduction. Il est envoyé au client et correspond à une facture spécifique, qu’il vient annuler. Il faut d’ailleurs que cette facture figure dans l’avoir. Pour mieux comprendre, prenons un exemple précis. Si un client retourne un produit qu’il a acheté, le vendeur est dans l’obligation d’émettre un avoir.

Ce document est une pièce comptable. Il permet d’enregistrer dans les fonds les montants des sommes remboursées aux clients après le règlement de la facture. Il est aussi remis au client pour faire office de preuve d’une annulation de paiement d’une facture.

Quand se servir de l’avoir ?

L’avoir peut être émis dans différents cas. Nous avons déjà évoqué l’annulation d’une facture déjà réglée, mais ce n’est pas la seule situation ou la facture d’avoir est indispensable. Ce document peut aussi être émis pour facturer des prestations supplémentaires, qui viennent à la suite d’une facture déjà réglée.

Si une facture comporte une erreur quelconque, comme un oubli de remise ou un trop-perçu, il est possible d’émettre un avoir. Si le vendeur souhaite faire un geste commercial et accorder une ristourne ou un rabais à son client, un avoir doit être rédigé. Il en est de même si la marchandise commandée par le client est temporairement indisponible.

Pourquoi recourir à l’avoir pour annuler une facture ?

La loi interdit la suppression d’une facture afin de maintenir la continuité de numérotation des documents. Il faut faire attention à cette interdiction, car la loi estime qu’une facture manquante est un délit de fraude fiscale. Par ailleurs, toute modification de données de paiement est bien encadrée, surtout depuis la mise en application de la loi anti fraude à la TVA. C’est pour cela que l’annulation d’une facture déjà enregistrée doit impérativement passer par l’émission d’un avoir.

Comment rédiger un avoir  ?

L’avoir est une sorte de facture. Il doit reprendre toutes les mentions obligatoires inscrites sur la facture d’origine à laquelle il est lié. Il est ainsi daté, et contient le nom et la raison sociale de l’émetteur ainsi que les coordonnées du destinataire. Les détails du montant à payer sont aussi inscrits dans l’avoir.

Outre ces obligations légales inhérentes à toute facturation, l’avoir doit aussi faire mention du crédit faisant référence à la facture qu’elle va modifier ou annuler. De ce fait, une formule du type « en remboursement de la facture numéro untel, émise à le (la date d’émission de la facture) doit y apparaître. Le montant peut être exprimé en positif.

À la différence de la facture, l’avoir ne mentionne pas le « net à payer », mais le « net à créditer » ou encore le « net à déduire » ou « net à votre crédit ». Si l’avoir ne s’adresse pas à un particulier, mais à un professionnel, elle doit contenir les informations basiques comme le délai de paiement ainsi que le taux de pénalité applicable en cas de retard de paiement. Il est aussi possible d’y mentionner l’indemnité forfaitaire à appliquer en cas de retard de paiement.

Avoir : quelle durée de validité ?

L’article L 110-4 du Code de Commerce stipule que l’avoir a une durée de validité de 5 ans. Toutefois, si les conditions générales de vente en font mention, cette durée peut être modifiée. Tout comme les autres pièces comptables, l’avoir doit être conservé pendant 10 ans. Il est aussi nécessaire qu’il reste à la disposition de l’administration en cas de contrôle, ou si un audit devait être entrepris.