Comment bien gérer le recouvrement de créance ?
Le recouvrement de créances consiste à mobiliser un ensemble de moyens coordonnés en vue d’obtenir le paiement d’une somme due par un client. Exercice difficile, mais obligatoire, il peut impacter positivement la trésorerie de l’entreprise ou produire l’effet inverse en cas d’échec. Pour réussir cette démarche, il est nécessaire d’établir en amont une procédure à suivre en respectant une rigueur professionnelle tout en accordant une certaine souplesse pour encourager le client à honorer ses dettes.
Prioriser le facteur temps
Le facteur temps a un caractère crucial en matière de gestion de recouvrement. En effet, le temps impacte fortement la probabilité de réussite ou non des actions de recouvrement auprès d’un client. Un timing précis est ainsi à mettre en place pour s’assurer de la crédibilité de l’acheteur et éviter les lourdeurs administratives. Plus l’action engagée est tardive, plus les difficultés administratives liées au dossier peuvent s’accumuler. Ces problèmes constituent autant de problèmes tant en matière de coût qu’en termes de ressources à mobiliser pour le suivi des dossiers.
Dans un processus de recouvrement, les dates les plus proches du délai de paiement de la facture sont les plus propices pour se faire payer rapidement. Les tâches et le taux d’échecs des actions menées pour obtenir le règlement de la somme due s’accroissent exponentiellement avec le temps. Si le taux de recouvrement avoisine les 100% après quelques jours du retard de paiement, celui-ci se réduit à 50% dans une période de 6 mois et le risque d’impayé et d’engagement d’action en justice est réel après un an suivant la date limite de paiement.
S’adresser au bon interlocuteur
L’efficacité d’une action de recouvrement dépend en grande partie de l’identification du bon interlocuteur auprès du client. Cette personne doit être en mesure d’activer le processus de paiement, d’identifier d’éventuels problèmes et de discuter sur la correction à activer en vue du règlement de la créance. Être en contact direct avec cet interlocuteur vous évitera l’envoi systématique de lettres de relance tout en confirmant à votre client votre intention de vous faire payer en temps et en heure. Dans une relation commerciale, tout laxisme au niveau du respect du délai peut être interprété comme une acceptation d’un paiement en retard.
S’adresser au bon interlocuteur constitue un privilège vous permettant de choisir le média de contact et la procédure de relance à mettre en place. Pour chaque retard de paiement enregistré par votre service comptable, vous devez connaître le service concerné, la personne et le mode de contact à établir pour informer votre client. Ce contact efficace peut débloquer rapidement le problème. En plus du bon interlocuteur, la bonne compréhension du mode de fonctionnement de votre client constitue également un atout pour réussir vos efforts de recouvrement.
Agir de concert avec le client
Le suivi du poste client ne peut être efficace sans un système comptable optimisé permettant de signaler au jour le jour tout problème lié au règlement de factures. L’essentiel est d’avoir une bonne concordance entre la comptabilité du fournisseur et celui du client. Si cette cadence est respectée, le retard de paiement peut être évité, permettant ainsi d’assurer la pérennité de la relation commerciale.
La réussite du procédé de recouvrement dépend de l’établissement d’une bonne communication entre le fournisseur et le client. Les personnes en charge de la gestion du compte doivent ainsi observer une grande souplesse afin de faciliter le suivi de chaque contrat commercial et de réduire les risques d’impayés de façon optimale. Tant en interne qu’au niveau de la relation avec le client, un ensemble d’actions cohérentes doivent être menées par différentes entités comme le comptable, l’acheteur et le responsable de relance.