Comment anticiper d’éventuels impayés ?
Personne ne veut travailler pour rien ! Et pourtant, c’est ce que signifie subir un impayé… Une facture qui correspond à une prestation ou à un produit que vous avez fourni(e) n’est pas honorée, bafouant votre droit à être rémunéré de votre peine, et plongeant, par la même occasion votre trésorerie dans des difficultés de plus ou moins grande ampleur.
Pour toutes ces raison, l’énergie que vous déployez pour trouver un client et lui fournir le service qu’il attend ne suffit pas… Une même dose d’énergie doit servir à se prémunir d’éventuels impayés. Oui, mais comment faire ? Voici quelques pistes…
- Soigner la rédaction de ses documents commerciaux : on n’y pense pas toujours lorsque l’on est en phase d’opération séduction avec son prospect mais il est pourtant essentiel de disposer de documents contractuels correctement rédigés. Ainsi, les conditions générales de vente (CGV), tout comme les devis ou les factures doivent préciser la tarification, les conditions de règlement, les remises ou ristournes éventuelles, les conditions et délais de paiement, et les modalités d’application des pénalités de retard.
- Exiger la signature du bon de commande ou du devis : cela n’a rien de superflus… Bien au contraire ! Ces documents acceptés par le client peuvent en effet être décisifs si malheureusement, votre relation commerciale s’achève devant les tribunaux…Idem pour le bon de livraison, émargé qui démontre que la date de mise à disposition de la marchandise a bien été respectée.
- Envoyer, en temps et en heure, une facture bien libellée. Si votre client vous demande en effet de libeller les factures en y reportant un numéro de bon de commande, un nom d’interlocuteur, une référence ou encore une adresse spécifique, faites-le ! Cela peut être contraignant, mais y répondre scrupuleusement permet de s’assurer de la bonne prise en charge de la facture par l’acheteur ou le service comptabilité du client.
- Vérifier la solvabilité de son client : cette mission, qui consiste en une enquête de solvabilité peut être confiée à sa banque, ou bien à un prestataire spécialisé. Le registre du commerce et des sociétés, ou des sites tels que, par exemple, Société.com, peuvent aussi fournir les comptes annuels d’une entreprise, les coordonnées du représentant légal et des personnes habilitées à engager l’entreprise, etc.
- Se tenir prêt à renoncer à signer avec un prospect douteux ou un client accusant déjà un retard de paiement.
- Assumer de demander un acompte ou un paiement comptant : ceci est par ailleurs facilité si les conditions de facturation et d’encaissement figurent dans les documents contractuels signés par le client.
- Mobiliser ses créances commerciales : même si ce dispositif engendre quelques frais, avoir recours à l’affacturage permet, outre un avantage de trésorerie immédiat (le compte est crédité au plus tard dans les deux jours qui suivent la remise de la facture), de s’assurer, grâce au factor, une prestation de renseignement commercial, mais aussi le recouvrement des créances et la prise en charge éventuelle de l’insolvabilité des débiteurs.
- Prévoir des garanties : elles sont utiles pour limiter les risques d’impayés ou en limiter les effets. Elles peuvent porter sur les personnes ou sur les biens et sont de différentes nature. Voici les plus courantes :
- La caution : vous pouvez demander à une personne physique de se porter caution de son entreprise. Elle est alors personnellement tenue d’en assumer la dette.
- La « garantie à première demande » : cette démarche consiste à demander le paiement d’une certaine somme à la première demande d’un souscripteur, au motif que l’on ne connaît pas encore sa solidité financière.
- La lettre d’intention : aussi appelée lettre de "confort" elle peut être utilisée, pour – notamment - demander à une société mère de se porter garante des engagements de sa filiale
- Le gage ou le nantissement : il s’agit de garanties portant sur des biens mobiliers. En cas de non-paiement d’une facture, elles donnent un droit de suite et de préférence sur le matériel vendu (à l’exception des véhicules automobiles qui ne peuvent pas faire l’objet d’un nantissement mais qui peuvent être gagés).