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Bien utiliser la balance âgée

La balance âgée est un outil récapitulatif des comptes clients et fournisseurs qui ne sont pas encore soldés. Les retards de règlement y sont classés par ancienneté selon la date d’échéance. Comment bien utiliser ce document comptable qui sert à la fois d’outil de suivi, de gestion et de recouvrement ?

Outil de suivi des créances clients

En ces périodes incertaines, il est essentiel pour la survie des entreprises de mettre tous les atouts de leur côté pour sécuriser au mieux leur santé financière. L’établissement d’une balance âgée dédiée au suivi des retards de paiement des factures émises est de ce fait indispensable. Grâce à ce document, il est possible d’avoir un aperçu des créances non soldées, de leur date d’échéance, du nombre de jours de retard ainsi que de leur montant.

De plus, les diverses explications ou remarques concernant les sommes à encaisser peuvent y être mentionnées pour mieux comprendre l’origine des retards et trouver plus rapidement les solutions pour les résoudre. Il devient donc plus aisé pour l’équipe concernée ou la personne responsable, de mettre en place une stratégie de recouvrement efficace selon l’importance des sommes non payées et l’ancienneté des factures dues.

Cette hiérarchisation est d’autant plus utile dans la mesure où plus les créances sont anciennes, plus les chances de pouvoir obtenir un paiement sont minces, ce qui peut générer des pertes. Les informations fournies dans la balance âgée doivent être exploitées au maximum pour mieux en évaluer l’impact sur la trésorerie et le besoin en fonds de roulement de l’entreprise.

Outil de gestion pour le fournisseur

La balance âgée revêt aussi une importance particulière pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise fournisseur. Ce document comptable facilite le suivi des factures qui n’ont pas encore été réglées. Le délai de paiement ainsi que le montant dû y sont également détaillés suivant leur ordre d’ancienneté par rapport à la date d’échéance.

En procédant à l’analyse dynamique des deux balances âgées : client et fournisseur, l’entreprise est en mesure d’obtenir des informations précieuses sur l’état de sa trésorerie prévisionnelle et anticiper certaines prises de décision. En conséquence, la gestion rationnelle de l’équilibre entre les dépenses et les ressources à venir se fait de manière plus efficace.

Dans le cadre des relations avec les assureurs et les banques, la balance âgée peut être demandée. Il est important d’y apporter tous les soins nécessaires, car elle peut faire pencher la balance en faveur des entreprises qui présentent une gestion plus efficiente des créances et leur offrir de meilleures opportunités.

Outil d’alerte

L’usage de la balance âgée comme un outil d’alerte afin d’optimiser le processus de recouvrement constitue un véritable atout pour l’entreprise. Selon le niveau critique de la situation, il sera plus facile de mettre en place différents niveaux de relance à commencer par une relance préventive qui sera suivie d’autres relances établies suivant le nombre de jours de retard. Si le recouvrement amiable n’aboutit pas à un paiement de la créance, un recouvrement contentieux pourra s’activer automatiquement.

Comment optimiser l’usage de la balance âgée ?

Le principal intérêt de cet outil est la possibilité de cibler certains clients qui doivent de grosses sommes à l’entreprise ou qui présentent un retard de paiement trop important. Le recouvrement pourra ainsi se faire en priorité sur les créances mises en évidence par le critère de tri choisi. Il faut cependant faire attention à ne pas négliger les autres factures non soldées dont le montant est moindre ou qui ne sont en retard que de quelques jours. Pour qu’une entreprise reste performante, toutes les factures émises doivent être payées.